Digital vernetztes Arbeiten ist keine Innovation mehr, sondern Standard!

Grosse Herausforderungen einer neuen Arbeitswelt, "Modern Workplace - so arbeitet man heute"
 

Eine zentrale Möglichkeit, den "Modern Workplace" zu gestalten, ist der Blick auf den Menschen. Genau wie Räume und Technologien ändern sich auch Mitarbeiter. Sie werden digital affiner, ihre Ansprüche an die Arbeit verändern sich und sie möchten ihren "Work-lifeflow", also einen selbstbestimmten Alltag mit fliessenden Übergängen zwischen Arbeit und Privatem, entwickeln. Entscheider müssen sich die Frage stellen: Wie kann der Faktor Technologie des Modern Workplace den Anforderungen und Arbeitsweisen der Mitarbeiter gerecht werden? Denn persönliche Produktivität bedeutet, dass Technologie uns und unsere Teams befähigt, mehr zu erreichen, und gleichzeitig den individuell notwendigen Freiraum gibt, wann immer wir ihn brauchen.

Die Digitalisierung verändert bereits seit vielen Jahren die Art und Weise, wie Menschen miteinander kommunizieren. Es ist selbstverständlich, dass wir uns via WhatsApp im privaten wie beruflichen Kontext austauschen oder mit Skype selbst grösste räumliche Distanzen zu Familie, Freunden und Kollegen durch Videotelefonie überwinden. Bei Facebook, Instagram und Twitter teilen wir Status-Nachrichten, Bilder und Videos; unseren Lebenslauf veröffentlichen wir bei LinkedIn und XING und vernetzen uns mit neuen wie alten Business-Kontakten – wir sind über sämtliche Lebensbereiche digital vernetzt, völlig egal, wo wir uns gerade aufhalten, welche Zeitzone wir teilen oder mit welchem (mobilen) Endgerät wir in die Weiten des World Wide Web eintauchen. 

Um als Arbeitgeber attraktiv auftreten zu können, ist die Ausgestaltung und persönliche Freiheit in der Benutzung eines IT-Arbeitsplatzes ein nicht zu unterschätzender Faktor. Allerdings stossen Firmen mit herkömmlichen Modellen an die Grenzen, da kürzliche Investition zuerst amortisiert werden müssen. Zudem sind flexible Anpassungen meist nur mit einem grossem finanziellen Aufwand gekoppelt.

• ortsunabhängiges Arbeiten - Fernzugriffe, Datenverfügbarkeit, Online Meetings etc.
• universell nutzbare Arbeitsplätze im Office
• hohe Leistungsanforderungen an die Arbeitsgeräte
• einfache Kommunikation mit Kunden und Mitarbeitenden
   

Auch organisatorisch stellen sich grosse Herausforderungen. Meist stehen weder die Ressourcen noch das nötige Know-how zur Verfügung. Die technische Umsetzung für die geforderte flexible Ausgestaltung der Informatik bringt zwangsläufig eine inhomogene IT-Landschaft mit sich. Die Administrierung bedingt viel IT Spezialwissen:

• Administration der unterschiedlichen Hardware Varianten
• Verwaltung der dezentralen Software
• Aktualisierung von Betriebssystemen und der Betriebssoftware
• Überwachung und Wartung der Infrastruktur
• Knackpunkt IT-Sicherheit
   

Ein grosses Augenmerk gilt beim Einsatz privat genutzter Geräten der IT-Sicherheit. Modernste Cyber-Angriffe sind an der Tagesordnung - die gesetzlichen Regelungen müssen ebenfalls beachtet werden.

• Grundsätzliche Endpoint-Protection
• Sicherung und Verschlüsselung von mobilen Geräten
• Verwaltung und Sicherung von privaten Geräten mit Zugriff auf Firmendaten
• Reglementierung von Zugängen und Benutzung der IT-Infrastruktur sowie den Umgang mit Daten
• Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter

 

Werden bei der Ausgestaltung eines modernen IT-Arbeitsplatzes diese Kriterien und Anforderungen umgesetzt, können Arbeitnehmer wie auch Arbeitgeber enorm profitieren: Die Arbeitnehmerseite kann einen attraktiven, auf die persönlichen Bedürfnisse zugeschnittenen Arbeitsplatz nutzen; die Arbeitgeber profitieren von einer grösseren Attraktivität und Mitarbeiterzufriedenheit, mehr Produktivität, aber auch geringeren Kosten durch eine tiefere Fluktuation und weniger sicherheitsrelevante Vorfälle.

Das klingt nun alles sehr positiv, die Krux liegt aber in der Umsetzung. Nebst den eingangs erwähnten «Investitionsproblemen» ist auch die technische Umsetzung im KMU-Umfeld eher schwierig. Bei einer kompletten Betrachtung der IT-Umgebung gehört viel IT-Fachwissen dazu. Die breiten Anforderungen lassen sich oft nur durch eine eigene IT-Abteilung abdecken und das kann in aller Regel weder finanziert noch personell abgedeckt werden. Weiter stehen plötzlich viele IT-Aufgaben auf der Tagesordnung, die nicht mit dem eigentlichen Kerngeschäft vereinbar sind.

e.e. commerce bietet Ihnen als professioneller IT-Dienstleister das nötige Know-how und die Unterstützung, um genau solche flexiblen IT-Arbeitsplatz-Modelle auf die jeweiligen Bedürfnisse abgestimmt umzusetzen. Nehmen Sie mit uns Kontakt auf, wir kümmern uns professionell um Ihre Informatik und sind gerne für Sie da.

 

Fünf integrale Säulen für den Modern Workplace*
Unabhängig davon, welche Perspektive wir einnehmen, welche Studien wir lesen oder welche Lösungen innerhalb der Organisation bereits vorhanden sind: Stand-Alone-Anwendungen, die losgelöst von zentralen Kommunikationselementen wie der E-Mail, dem Kalender oder auch Video-Konferenz-Tools laufen, sind nicht zielführend und behindern nicht nur die persönliche Produktivität einzelner Mitarbeiter, sondern ganzer Teams.

1. Creativity
Neue Technologien helfen uns auf vielerlei Art und Weise, unsere persönliche Produktivität zu erhöhen, Routineaufgaben zu automatisieren und umfassendere Insights zu erhalten - sie machen uns smarter und helfen uns, allein, im Team und als Organisation mehr zu erreichen. Das Team aus Mensch und Maschine ist ein unschlagbares Duo für das kreative Schaffen neuer, smarter Inhalte. Daten in Echtzeit bieten uns die Möglichkeit, bessere Entscheidungen zu treffen. Gleichzeitig lernen intelligente Tools von ihren Nutzern und sorgen so dafür, dass wir Informationen dann erhalten, wenn wir sie gerade benötigen – das alles trägt dazu bei, dass wir uns auf das Wesentliche fokussieren und unser gesamtes kreatives Potential ausschöpfen können.

Beispielhafte Anwendungen dafür sind Bots in Microsoft Teams, der E-Mail-Aufräum-Dienst Clutter, Microsoft Excel mit Power BI oder das kürzlich vorgestellte Workplace Analytics, ein neues Add-on für Kunden mit Enterprise-Lizenzen von Office 365. Ein weiteres spannendes Beispiel aus der Praxis sind die intelligenten Übersetzungen in Echtzeit für mehr Barrierefreiheit via PowerPoint und Skype. Das „Presentation Translator“-Projekt von Microsoft Garage macht mit wesentlichen Merkmalen wie z.B. Live-Untertiteln, angepasster Spracherkennung, persönlicher Übersetzung  Sprache für alle zugänglich und schafft damit Raum für mehr Inklusion. 

Nicht allein die Möglichkeit, sondern auch die Verfügbarkeit von Tools ist förderlich für die Kreativität –  geräteübergreifend, unabhängig von Ort und Zeit einsetzbar sind Anwendungen da, wenn der Geistesblitz unvorhergesehen kommt.

2. Teamwork
Spätestens im Jahr 2020 wird es mehr Team-, als Einzelarbeitsplätze geben. Ein wesentlicher Faktor ist dabei Diversität: Möglichst vielfältig zusammengestellten Teams gehört die Zukunft – egal ob für den langfristigen Erfolg oder ein zeitlich begrenztes Projekt, egal ob innerhalb des Unternehmens oder im Zusammenschluss mit Freelancern, Partnern und Dienstleistern. Der Modern Workplace muss diese Zusammenarbeit vereinfachen, das Teilen und gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten unterstützen und neue Arbeitsmethoden fördern, unabhängig von Plattform, Endgerät, Generation, Disziplin oder Browser.

Einher mit dem „Fokus Teamarbeit“ geht die Notwendigkeit für schnelle Abstimmungen im Chat genauso wie für Videokonferenzen mit dem virtuellen Team, das rund um den Globus verteilt ist, und das Teilen der Notizen und To-Dos im Anschluss. Microsoft Teams bündelt all diese Bedürfnisse als zentraler Hub für Collaboration. Teams bringt Menschen, Inhalte und Konversationen aus unterschiedlichen Workstreams an einem virtuellen Ort zusammen. Das kann viele Aufgaben vereinfachen, indem relevante Informationen zum Gesprächspartner und Projekt bereitgestellt werden, hilft aber auch bei der Nachbereitung durch die automatische Transkription von Meetings.

3. Mobility
Es steht ausser Frage, dass moderne Wissensarbeit längst keinen festen Schreibtisch mehr braucht – Office wurde längst aus dem Büro befreit. Dank der digitalen Transformation, den zahlreichen Mobile Apps uns sehr leistungsfähigen Devices können Menschen heute unabhängig von Ort und Zeit arbeiten. Meist sogar unabhängig vom Betriebssystem, Browser oder Endgerät. Diese Form von Souveränität bei der Wahl des eigenen Arbeitsplatzes ist nur möglich, wenn der Modern Workplace unabhängig vom jeweiligen Ort und Gerät synchronisiert zur Verfügung steht. So muss nicht nur der durchgehende Zugriff auf Daten und Dokumente gewährleistet sein, sondern auch die Erreichbarkeit für Kunden, Dienstleister und Kollegen.

4. Security
Cyber-Angriffe bleiben für Unternehmen das grösste Risiko für die eigene IT-Infrastruktur.  Als zweitgrösste Bedrohung ist eine etwaige Nachlässigkeiten der eigenen Mitarbeiter. Grundlage für viele Firmen ist daher eine ganzheitliche IT-Sicherheitsstrategie, die mehr und mehr auch in der Diskussion um den Modern Workplace Einzug hält. Die Sicherheit von Daten hat höchste Priorität.

 

5. Simplicity
Mit dem rasanten Entwicklungstempo von Technologien, den komplexen Bedrohungsszenarien für Cyber-Angriffe und den vielfältigen Bedürfnissen der Mitarbeiter ist auch das Verwalten der IT-Infrastruktur deutlich komplexer geworden. Gleichzeitig kommt Datenschutz und -sicherheit nicht nur im Hinblick auf die DSGVO eine immer grössere Bedeutung zu.

 

Wir bieten Ihnen von der Beratung über die Implementierung verschiedenster Modern-Workplace-Lösungen über den Rollout bis zum Remarketing alle wichtigen Bereiche des digitalen Arbeitsplatzes. Bechtle sorgt somit für den reibungslosen Ablauf in Ihrem Unternehmen.

 

*Microsoft Feature Stories, Charlotte Reimann